Para emitir comprobantes electrónicos se deben seguir lo siguientes pasos:

1.- Ingresar los comprobantes en el sistema (Ventas, Retenciones, Notas de Crèdito, Notas de Débito y Guías de Remisión)

2.- Aprobar los comprobantes emitidos en el paso anterior.

3.- Generar, Firmar, Enviar, Autorizar, Exportar, Publicar y Notificar (Estos pasos son realizados por el servidor automáticamente una vez aprobados los comprobantes por el usuario).

1.- Ingresar los comprobantes en el sistema

El ingreso de los comprobante electrónicos como Facturas de Venta, Notas de Crédito, Notas de Débito, Comprobantes de Retención y Guías de Remisión se realiza de la misma manera como si fuesen comprobantes físicos. No existe ningún proceso adicional.

En Onsystec® ERP se pueden configurar puntos de emisión para los comprobantes físicos y puntos de emisión para comprobantes electrónicos. Generalmente se configura el [Punto de Emisión 1] para los comprobantes físicos y el [Punto de Emisión 2] para los comprobantes electrónicos.

2.- Aprobar los comprobantes emitidos

La aprobación de un comprobante electrónico es un proceso manual el cual requiere de la revisión de los comprobantes para luego aprobar de manera individual o en lotes.

Para aprobar los comprobantes electrónicos se deben utilizar las siguientes herramientas: 

- Compras/Documentos/Aprobar Comprobantes de Retención Emitidos (Comprobantes de Retención)
- Ventas/Documentos/Aprobar Documentos Emitidos (Facturas, Notas de Crédito, Notas de Débito)
- Remisions/Documentos/Aprobar Comprobantes de Guias de Remisión Emitidos

Este proceso se puede realizar inmediatamente luego de ingresar el documento o en el cualquier momento planificado. Sin embargo se debe revisar la normativa del SRI para no cometer errores de tiempo con la emisión y autorización de los comprobantes.

3.) Generar, Firmar, Enviar, Autorizar, Exportar, Publicar, Notificar (Procesos realziados en el servidor)

Onsystec® ERP Comprantes Electrónicos en un programa que se instala en el equipo servidor de la empresa y se ejecuta frecuentemente para autorizar (generar, firmar y enviar), publicar y notificar los comprobantes electrónicos emitidos y aprobados por el usuario. Asegurese de que el programa está ejecutandose, caso contrario ejecute el acceso directo que se encuentra en el escritorio y luego escriba los datos de conexión al servidor y pulse el botón [Iniciar]. Para detener el proceso de autorización de comprobantes electrónicos haga clic en el botón [Detener]. Para más información vea la ayuda del programa o consulte a su administrador del sistema.

Estos procesos son automáticos y los realiza el servidor luego de que los comprobantes electrónicos son aprobados po el usuario. No requiere de la intervención del usuario, sin embargo es necesario revisar los estados del documento para solucionar problemas que se puedieran presentar en los procesos.

Si algún documento tuviere algún inconveniente con el proceso de autorización este se puede volver a aprobar (punto 1) para que se repita el proceso de autorización.