Para empezar queremos recordar que los comprobantes electrónicos por ser documentos sujetos a autorización del SRI necesitan tener varios estados que a continuación describimos:

    1. Ingresado
    2. Aprobado
    3. Generado
    4. Firmado
    5. Autorizado
    6. Exportado
    7. Publicado
    8. Notificado.

Además es necesario mencionar que los estados de los comprobantes electrónicos, siempre, deben seguir la secuencia antes descrita.

A continuación analizaremos los casos por los cuales se podría cambiar, de manera manual, el estado de un comprobante electrónico.

EL COMPROBANTE ELECTRÓNICO TIENE ESTADO "DEVUELTO"

Cuando un comprobante electrónico tiene el estado DEVUELTO puede ser por varios motivos:

1.- Documento Inválido.

Esto significa que el formato o la estructura del archivo XML enviado contienen errores y por consiguiente el mensaje proporcionado por el SRI es en relación a este contexto.

¿Qué se debe hacer?

En este caso lo ideal es comunicarse inmediatamente con el equipo de soporte técnico de Onsystec ERP. Este caso generalmente ocurre por errores de actualización del sistema.

2.- Fecha Extemporánea.

Este caso se presenta cuando el comprobante emitido no fue enviado de acuerdo al tiempo del tipo de emisión en el cual fue realizado.

¿Qué se debe hacer?

Normalmente este caso se suele presentare porque el comprobante se envía a autorizar después del tiempo estipulado por el SRI.

En este caso una solución podría ser modificar la fecha del comprobante y volverlo a APROBAR. Aunque es necesario mencionar que este proceso debe hacerlo una persona autorizada que entienda las consecuencias de modificar la fecha de un soporte contable.

La otra solución sería anular el comprobante electrónico.

3.- Clave de acceso registrada.

Cuando un comprobante electrónico ya se encuentra registrado el SRI devuelve este mensaje. Este caso suele darse por errores de comunicación en el proceso de envío.

¿Qué se debe hacer?

Cuando se presente este caso lo único que hay que hacer es cambiar el estado del comprobante electrónico a ENVIADO.

4.- Clave de acceso en procesamiento.

Este mensaje es devuelto cuando los servidores del SRI aún no han procesado el comprobante enviado.

¿Qué se debe hacer?

Cuando se presente este caso lo que hay que hacer es esperar un tiempo de un día y cambiar el estado del comprobante electrónico a ENVIADO. Si luego de hacer este proceso el SRI devuelve el estado NO AUTORIZADO es porque el error de Clave de acceso en procesamiento aún persiste. En este caso comuníquese con el equipo de soporte técnico.

5.- Secuencial registrado.

Este mensaje es devuelto el número del comprobante electrónico ya se encuentra registrado en el SRI.

¿Qué se debe hacer?

Revisar y modifciar la numeración del comprobante luego realizar el proceso de aprobación.


EL COMPROBANTE ELECTRÓNICO TIENE ESTADO "NO AUTORIZADO"

Cuando un comprobante electrónico tiene el estado NO AUTORIZADO puede ser por varios motivos:

1.- Firma inválida.

Este caso se presenta cuando la firma del emisor no es válida o la fecha de la firma del comprobante está erronea.

¿Qué se debe hacer?

Existen casos en donde el servidor se encuentra con la fecha adelantada y por ese motivo el comprobante se firma con fecha futura y el SRI lo rechaza.

En este caso basata con cambiar el estado a APROBADO para que el sistema vuelva a realizar el proceso completo.